Elektronická podatelna

Elektronická komunikace si klade za cíl umožnit či usnadnit provádění právních úkonů prostřednictvím moderních informačních technologií a prostředky dálkového přístupu. Hlavní pojmy, postupy, používání a ověřování elektronických podpisů a uznávaných elektronických podpisů, které umožňují pohyb a používání elektronických dokumentů prostřednictvím elektronické podatelny,  upravuje zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, v platném znění  

S platností od 1.7.2009 lze učinit elektronické podání také datovou zprávou prostřednictvím datové schránky. Režim datových schránek včetně procesu převodu analogového dokumentu do elektronické podoby a naopak (autorizovaná konverze dokumentů) upravuje zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Elektronické podání prostřednictvím datové schránky se řídí odlišnými pravidly než podání prostřednictvím elektronické podatelny úřadu.

Informace k elektronické podatelně:

  1. Elektronická podatelna úřadu
    Adresa elektronické podatelny: epodatelna@mmhk_cz

    Kontaktní místo pro přijímání podání na technických nosičích:
    Magistrát města Hradec Králové
    Československé armády č.p.408
    50200 Hradec Králové

  2. Formy elektronického podání
    • Prostřednictvím e-mailové zprávy na adresu epodatelna@mmhk_cz
    • Prostřednictvím webového formuláře.
    • Na technických nosičích dat (CD, DVD)

    Elektronická podání na technických nosičích dat lze přímo předávat v podatelně magistrátu v úředních hodinách (pondělí a středa: od 8:00 do 17:00 hodin, úterý, čtvrtek a pátek od 8:00 do 15:00 hodin)

  3. Příjem a zpracování elektronického podání
    Po doručení podání elektronické podatelně odešle automat podatelny na adresu odesilatele potvrzení o doručení podání. Součástí potvrzení o doručení podání je vždy uznávaný elektronický podpis epodatelny.

    VZOR POTVRZENÍ O DORUČENÍ PODÁNÍ

    Dobrý den!
    Vaše zpráva, kterou jste zaslal(a) na adresu elektronické podatelny byla jejím poštovním systémem přijata a zařazena do fronty ke zpracování.
    Kopii Vaší zprávy Vám zasíláme zpět jako přílohu této zprávy.
    Děkujeme za důvěru
    elektronická podatelna


    Elektronická podatelna provádí kontrolu, zda jsou splněny všechny náležitosti, které jsou potřebné pro zpracování, např. čitelnost zprávy, kontrola na přítomnost škodlivých kódů, uznávaného elektronického podpisu, atd. Zpráva, u které byl zjištěn škodlivý kód, není dále zpracována. Pokud lze z přijaté zprávy zjistit elektronickou adresu odesilatele, je na tuto adresu zasláno sdělení o zjištění škodlivého softwaru.
    Po provedení kontroly odešle elektronická podatelna na adresu odesilatele e-mailovou zprávu, obsahující informace o přijetí podání k dalšímu zpracování. Součástí zprávy o přijetí podání k dalšímu zpracování je vždy uznávaný elektronický podpis epodatelny, datum a čas, kdy bylo podání doručeno.

  4. Elektronický podpis
    Informace o tom, jak získat uznávaný elektronický podpis (§. § 6 odst. 2 zákona č. 297/2016 Sb.), jsou uvedeny na webech certifikačních autorit.

    Elektronické podání do elektronické podatelny magistrátu města lze učinit bez uznávaného elektronického podpisu i s uznávaným elektronickým podpisem, je však třeba věnovat pozornost níže uvedenému:

    • Podání s uznávaným elektronickým podpisem je přijato automaticky k dalšímu zpracování, pokud splňuje další požadované technické parametry.
    • Podání bez  uznávaného elektronického podpisu  je přesměrováno z elektronické podatelny do běžné e-mailové schránky úřadu a jeho další zpracování probíhá manuálně. Konkrétní právní předpisy stanoví, zda je nutné podání bez uznávaného elektronického podpisu doplnit do 5 dnů ústním podáním do protokolu nebo písemným podáním v listinné podobě nebo podáním v elektronické podobě podepsané uznávaným elektronickým podpisem. Výčet základních právních předpisů a jejich požadavků na připojení uznávaného elektronického podpisu jsou v čl. 8 tohoto příspěvku.

    Výše uvedené možnosti neplatí pro případy, kdy lze činit podání pouze v listinné podobě.

    Připouští se:
    • podání je obsahem vlastního mailu, tento mail je jako celek podepsán uznávaným elektronickým podpisem
    • podání je obsahem přílohy mailu, tento mail je jako celek podepsán uznávaným elektronickým podpisem (příloha nikoliv)
    • podání je obsahem přílohy mailu, příloha je podepsána uznávaným elektronickým podpisem (mail jako celek nikoliv)
    • podání je obsahem přílohy mailu, mail jako celek i příloha jsou zvlášť podepsány uznávaným elektronickým podpisem
    Nepřipouští se:
    • podání je obsahem přílohy mailu; příloha byla originálně vytvořena v listinné podobě a opatřena jí odpovídajícími náležitostmi, poté naskenována a opatřena uznávaným elektronickým podpisem
  5. Technické náležitosti podání

    Technické parametry fyzických nosičů, na nichž lze předávat datové zprávy

    • CD nebo DVD se souborovým systémem ISO9660

    Seznam povolených formátů
    Elektronické podání může být učiněno pouze v následujících formátech:

    • formáty DOC a DOCX (Microsoft Word)
    • formát ODT (OpenOffice.org)
    • formáty XLS a XLSX (Microsoft Excel)
    • formát ODS (OpenOffice.org)
    • formát PDF (Acrobat Reader)
    • formát RTF (textového standardu RTF-DCA)
    • formát TXT (prostý text CP 852, 1250)
    • formáty FO a ZFO (602XML Form)
    • formát HTM, HTML, XML, MHT
    • obrazové přílohy k podáním mohou být ve formátech GIFJPGJPEG, PNG, BMP nebo TIF
    • zvukové přílohy k podání mohou být ve formátech MPEG (Phase 1/Phase2), WAV, MP2, MP3 (MPEG-1 Audio Layer2/Layer3)
    • grafické přílohy k podáním mohou být ve formátech DWG (verze 2007 a vyšší), DGN (verze V7 a V8)
    • výše uvedené zabalené v ZIP nebo RAR

    Přípustná velikost zpráv přijímaných pomocí elektronické pošty je do 10 MB. Je-li velikost dokumentu větší, je třeba předat jej na technickém nosiči dat (možno podat i poštou). Každý jednotlivý dokument se předává jako právě jeden soubor.

    Dokument (nemá-li mít povahu kopie) musí být vytvořen převodem ze vstupních textových dokumentů, např. MS Word, nesmí být získán jako grafický obraz (pomocí grafického editoru nebo naskenováním listinné podoby dokumentu). Výjimkou jsou dokumenty, které vznikly autorizovanou konverzí, např. na pracovišti CzechPoint, podle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

  6. Vyřizování dotazů týkajících se provozu elektronické podatelny

    Dotazy týkající se provozu elektronické podatelny zasílejte na obecnou adresu posta@mmhk_cz

  7. Kvalifikovaný certifikát elektronické podatelny Statutárního města Hradec Králové oprávněný k podpisu zpráv
    Odchozí dokumenty a automatické zprávy elektronické podatelny jsou podepisovány kvalifikovaným systémovým certifikátem (el. značkou) vydaným ve smyslu zákona č. 227/2000 Sb. a navazujících předpisů.
    Jméno/Název (CN) Platnost od Platnost do
    E-podatelna - Statutární město Hradec Králové
    (.pem zabalený v .zip)
    26.4.2016 16.5.2017
    E-podatelna - Statutární město Hradec Králové
    (.cer zabalený v .zip)
    26.4.2016 16.5.2017
  8. Seznam základních právních předpisů,
    podle kterých je možné vůči úřadu činit právní úkony v elektronické podobě a náležitosti těchto úkonů, zejména náležitosti týkající se použití zaručeného elektronického podpisu.

    právní předpis

    předmět a náležitosti úkonu

    požadavek na připojení uznávaného elektronického podpisu

    zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím

     

    Předmět:
    - písemná žádost o informaci
    Náležitosti úkonu:
    - označení povinného subjektu
    - označení, kdo žádost podává
    - elektronická adresa odesílatele

    Uznávaný elektronický podpis nemusí být k dokumentu připojen.

     

    Předmět:
    - úkony v odvolacím řízení a v řízení o stížnosti pro počítání lhůt, doručování a náklady řízení

    Uznávaný elektronický podpis, vč. certifikátu nebo uvedení certifikační autority, musí být k dokumentu připojen.

    zákon č. 500/2004 Sb., správní řád





     

    Předmět:
    - jakékoliv podání vůči správnímu orgánu
    Náležitosti úkonu:
    - označení správního orgánu
    - identifikační údaje o osobě, která podání činí podle § 37 odst. 2 správního řádu
    - označení věci, které se podání týká
    - co se navrhuje

    Uznávaný elektronický podpis, vč. certifikátu nebo uvedení certifikační autority, musí být k dokumentu připojen. Není-li připojen, musí  podání být do 5 dnů doplněno.

    Předmět:
    - stížnost podle § 175 správního řádu

    Uznávaný elektronický podpis nemusí být k dokumentu připojen, ale stížnost podaná bez uznávaného elektronického podpisu se považuje za anonymní.

    zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád

    Předmět:
    -  úkony osob zúčastněných na správě daní směřující vůči správci daně
    Náležitosti úkonu:
    - označení správního orgánu (daňového orgánu)
    - identifikační údaje o osobě, která podání činí
    - označení věci, které se podání týká
    - co se navrhuje

    Uznávaný elektronický podpis, vč. certifikátu nebo uvedení certifikační autority, musí být k dokumentu připojen. Není –li připojen, musí být podání do 5 dnů doplněno.

  9. Elektronická podání zaslaná úřadu, jejichž náležitosti neupravuje právní předpis, nemusí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem. Jedná se například o běžnou e-mailovou komunikaci mezi pracovníky úřadu a občany.

Nahoru

 

Volejte: +420 495 707 111

Kontakty